Praktisnya Seminar Online ala Webinar

Kini jaman sudah begitu gampang, untuk sebuah seminar bisa berlangsung tanpa merepotkan banyak orang. Tak perlu harus ada tempat, panitia penyelenggara yang harus pusing berhari-hari dalam membuat acara sampai dengan hari H.

Terobosan yang dikembangkan dari teknologi ialah komunikasi yaitu seminar berbasis web yaitu Webinar. Dulunya pasti sangat akrab seminar harus datang ke tempat yang telah dijanjikan dan kadang peserta terbatas ditambah harga pendaftarannya cukup mahal. Mulai dari penyediaan tempat, waktu hingga kadang menyesuaikan dengan waktu dari peserta. 

Nah.. sekarang banyak kalangan mulai dari mulai dari dunia akademisi, para motivator dan pebisnis memanfaatkan sistem Webinar. Cara ini diyakini lebih efektif dan jelas memperhemat biaya dan waktu. 

Mereka yang ahli di bidangnya namun ingin sekali membagikan ilmunya mulai pertemuan, acara pelatihan, ceramah dan presentasi secara langsung melalui siaran langsung yang terhubung dengan Web.

Webinar bermodalkan kemampuan teknologi yang terhubung dengan banyak pengguna, koneksi yang biasa digunakan berupa TCP/IP. Kemudian layanan tersebut mampu mengoneksi komunikasi secara langsung melalui komunikasi muticast dari satu pengirim ke banyak peserta selaku receiver. 

Mulai dari pesan berbasis teks, obrolan suara hingga video yang dapat menjangkau secara bersamaan tanpa terhalang letak geografis. Bahkan sudah disediakan jam berapa dan lokasi peserta saat proses online nantinya.

Misalnya seperti dahulu kita semua sering mendengar livetweet via twitter, pemateri telah materi yang telah dibahas untuk di tweet kepada follower-nya. Namun cara itu kurang efektif dalam mengikat dan mengajak peserta (follower). 

Webinar melakukannya lebih baik dengan cara via tatap langsung dengan sejumlah peserta seminar. Bahkan peserta bisa bertanya langsung dan ditanggapi oleh pemateri.

Jelas-jelas Webinar terkesan lebih eksklusif khusus dalam pemaparan slide atau video, jelas livetweet tidak mampu melakukan hal tersebut. Selain itu pemateri tidak terlalu kehabisan waktu menuliskan bahan, meng-upload gambar dan video yang ia harus lakukan bila livetweet.

Sekarang tak perlu repot lagi, teknologi berhasil menyatukan orang dari tempat yang jauh dalam satu forum online yang terkoneksi dengan internet salah satunya ialah Webinar. Bagi yang belum tahu tentang dan merasa asing dengan Webinar, ialah hasil gabungan dari Web dan Seminar yang mengoneksikan berbagai kelompok untuk terhubung satu sama lain.

Makanya jangan heran seorang Profesor atau bahkan praktisi bisa mengajar mata kuliahnya pada mahasiswanya di belahan dunia lain dalam satu waktu yang telah disepakati. Tak perlu tatap muka secara langsung, tak perlu berpakaian rapi hingga harus datang sebelum acara seminar berlangsung.

Peserta hanya membutuhkan koneksi internet yang ngebut dan stabil sehingga saat seminar berlangsung tidak terjadi buffering (jaring terputus) serta speaker yang mumpuni untuk menangkap hasil percakapan dari pemateri dengan jelas.

Beberapa Minggu yang lalu, saya pribadi iseng melakukan Webinar dengan salah satu kampus ternama di dunia. Selain asyik dan gratis, peserta dapat menjadi bagian dari seminar dengan mendaftarkan diri pada laman Webinar kampus tersebut. Nah... setelah itu saya bisa menyaksikan pemaparan dari profesor yang ahli di bidang tersebut.

Anda langsung terdaftar dan bisa dengan mudah mengetahui tanggal dan jam seminar tersebut berlangsung. Pelaksana seminar akan memberikan jadwal dan materi yang akan disampaikan oleh pemateri yang sangat ahli di bidangnya. 

Seminar pasti sangat lekat dengan dunia akademisi dan dunia bisnis, ternyata banyak berbagai seminar dari materi salah satunya dunia kreatif memanfaatkan Webinar dalam mengajak pesertanya. Bagi para pemateri yang sedikit gugup di saat berbicara di khalayak ramai, Webinar mampu mengurangi tekanan tersebut karena pembicaraan berlangsung secara virtual.

Caranya juga salah satu mempromosikan misalnya kampus dalam mengajak mahasiswa internasional untuk bergabung untuk melanjutkan studi. Sedangkan para pebisnis bisa menawarkan bisnisnya kepada peserta, sehingga Webinar jadi ajang promosi yang sangat tepat.

Fitur-fitur keren dari Webinar

Walaupun Webinar masih kalah tenar dibandingkan dengan sejumlah platform sosial media saat ini. Namun bukan berarti Webinar sepi peminat, banyaknya seminar yang beralih dalam bentuk Web jelas menghadirkan fitur sederhana namun cukup mumpuni. Apa sajakah itu, berikut ini beberapa fitur tersebut.

Tampilan slide, setiap peserta yang mempresentasikan seminarnya pasti sangat identik dengan slide selain tampilan visual dan suara saja. Slide ibarat memperjelas apa saja yang ingin disampaikan sesuai waktu yang telah ditentukan dari seminarnya tersebut.

Live dan Video Streaming, jelas saja para peserta ingin kenal lebih jadi dan melihat video dari pemateri secara seksama saat proses pemaparan slide berlangsung. Salah satunya ialah tersedianya Webcam dengan kualitas gambar yang baik yang merekam pembicaraan sang pemateri.

VoIP (Voice Internet Protocol), bentuk komunikasi secara langsung melalui komputer sehingga dapat diterima oleh pengguna berupa gelombang suara. Bisa dengan headphone atau speaker di gadgetnya masing-masing. VoIP sangat mendukung percakapan jarak jauh tanpa gangguan.

Web Tour, ialah proses pendaftaran dari pengisian formulir, cookie, URL link dan sesi seminar tersedia untuk peserta. Fitur ini mampu memudahkan para peserta menggambarkan dan ikut berpartisipasi pada situs web tempat ia mendaftarkan Webinar tersebut.

Meeting Recording, ialah ruang yang digunakan oleh para host yang berhasil mencatat dan menyimpulkan hasil presentasi pemateri dan juga sebagai penerima pertanyaan dari peserta.

Whiteboard, Fitur ini berguna saat seminar berlangsung yaitu dengan menandai atau menyoroti item pada presentasi slide yang sedang berlangsung.

Text Chat, Ini adalah sesi tanya jawab yang mana host bertugas memilih penanya dengan batas tertentu sebelum diberikan ke pemateri untuk dijawab. Saat Text chat, semua peserta dapat pertanyaan yang ditanyakan.

Poll dan surveys, walaupun jarang digunakan namun pada Webinar tertentu tersedia polling dan survey untuk mengetahui minat peserta terhadap hasil seminar.

Screen Sharing, tampilan secara jelas dari pemateri, dan slide yang terlihat jelas gadget anda. Sambil presentasi berlangsung, anda dengan mudah menyaksikan pemateri dan slidenya secara bersamaan.

Bagaimana cara memasang Webinar?

Webinar membutuhkan sejumlah perangkat lunak sebagai aplikasi perambatan di Web. Misalnya seperti Adobe Flash, Java hingga WebRTC yang terpasang di komputer dari peserta Selain itu para peserta yang hanya menggunakan smartphone masing-masing dapat menginstall aplikasi GoToWebinar atau GoToMeeting di Play Store ataupun App Store. Terutama yang sedang melakukan pekerjaan dan hanya memiliki perangkat mobile.

Namun itu tidak bagi pelaksana Webinar tersebut karena ia membutuhkan perangkat tambahan seperti Komputer Webcam dan audio untuk merekam suara sederhana supaya peserta dengan jelas melihat dan mendengarkan pemateri.

Webinar dan secercah pengetahuan tak terduga

Sering kali seminar konvensional mematok harga yang mahal mulai dari pengadaan tempat kelas satu, akomodasi peserta dan pemateri hingga tenaga yang dibutuhkan untuk sampai ke tujuan. Jelas banyak peserta yang enggan berpartisipasi, apalagi buat yang kantongnya cekak kecuali seminar gratis + nasi bungkus.

Namun akses teknologi yang gampang mampu menjadikan solusi, anda yang hidup di pelosok namun bisa mendengarkan seminar langsung dari profesor dari kampus ternama tentang risetnya hingga kadang tahu seorang pebisnis hebat dalam menjalankan bisnis hingga sebesar sekarang.

Walaupun Webinar anda tidak dapat mendapatkan kesempatan foto bersama dengan pemateri, namun itu terbalas dengan adanya rekaman seminar tersebut yang akan dikirim setelah seminar berlangsung. Serta anda dapat bertanya secara langsung terutama yang kurang percaya diri di muka umum.

Webinar juga punya celah

Akses internet yang mumpuni mampu menghemat dan mempermudah dalam seminar berbasis online. Selain itu pemateri tak perlu gugup atau harus tegang dengan tatapan langsung dari para peserta karena mereka tidak terlihat secara nyata melainkan hanya dari sambungan jaringan maya. Jelas pemateri bisa dengan tenangnya menyampaikan materi sesuai waktu yang telah ditentukan.

Ada beberapa durasi yang digunakan mulai dari 20 menit hingga yang paling lama 60 menit. Dari itu semua, yang paling umum dan terlihat intens ialah 45 menit yaitu sebanyak 50%, 30 menit sebanyak 35%.

Sedangkan 60 menit dan 20 menit hanya menyumbang masing-masing 10% dan 5 %. Itu dikarenakan fokus manusia terhadap materi hanya mencapai waktu 40 menit, sedangkan terlalu panjang terlihat bosan sedangkan terlalu pendek malah materi yang disampaikan sedikit ditangkap.

Total waktu yang digunakan paling banyak dihabiskan melalui proses tanya jawab, barulah disusul dengan penyampaian materi dan terakhir kesimpulan. Walaupun singkat, namun Webinar mampu menjawab sejumlah pertanyaan yang dilemparkan oleh peserta.

Anda yang punya waktu terbatas namun ingin menambah ilmu, Webinar jadi salah satu solusi jitu tanpa harus membutuhkan banyak energi ke tempat seminar berlangsung. Hanya cukup bermodal dengan gadget serta adanya audio untuk memudahkan proses tanya jawab dan konfirmasi untuk terlaksananya seminar melalui email.

Penyelenggara akan memberikan konfirmasi jelang hari H dan memberikan link untuk koneksi ke Webinar tersebut. Barulah saat proses tanya jawab, moderator yang bertugas sebagai penampung pertanyaan akan bertugas menerima sejumlah pertanyaan dari para peserta.

Namun akan jadi kendala apalagi dengan daerah di tanah air akses internet masih terbatas dan juga biaya internet yang sangat mahal. Walaupun bisa diakali dengan berbagai tempat yang menyediakan berbagai Wi-fi gratis namun tetap saja internet bisa saja putus kapan saja. 

Baca Juga: Telekonferensi, Konsep Rapat yang Akan Ngetren

Jelas ini sangat mengganggu proses seminar. Walaupun kini sejumlah penyelenggara menyediakan video recorder bagi anda yang ketinggalan atau malah beberapa peristiwa ikut terlewatkan.

Permasalahan lainnya ialah kurang akrabnya para anggota satu sama lain, karena berada di lokasi yang berbeda. Jelas tidak ada jalinan atau tutur sapa layaknya seminar umumnya. Itu mengurai tingkat kehangatan dan keakraban setiap anggota. Mereka hanya fokus kepada pemateri tanpa tahu dari mana peserta lain berasal.

Awal mulanya konsep Webinar lahir sebagai solusi akan pertemuan yang lebih praktis di dunia digital. Keterbatasan waktu dan jarak yang cukup jauh melahirkan konsep Webinar via online. Semua dilakukan dengan sedemikian rupa, mulai dari mempersiapkan jadwal, mekanisme pendaftaran, jumlah peserta, dan metode komunikasi yang dilakukan. 

Aplikasi saingan Webinar

Lahirnya sejumlah sosial media yang terintegrasi dengan siaran langsung jelas membuat Webinar tak harus via layanan khusus. Sedikitnya ada 50 software dan provider yang dapat anda pilih untuk proses Webinar.

Bila ingin menyelenggarakan sebuah Webinar, caranya dengan mendaftarkan Akun yang adan miliki pada beberapa platform penyedia Webinar. Mulai dari Wiziq, Cisco Webexx, Lync Web App (kini Skype Bussiness) aplikasi besutan Microsoft dan Google Hangout milik Google.

Namun kini hadirnya fitur siaran langsung dari sosial media besutan Di mulai dari Youtube, Snapchat dan kemudian Facebook menirunya dengan menyertakan ke sejumlah anak perusahaannya seperti Messanger, Whatsapp dan Instagram.

Jelas membuat popularitas dari Webinar tergerus, selain lebih mudah dan gampang. Siaran langsung dengan sosial media sangat digandrungi oleh generasi Millenial saat ini. Walaupun masih punya kekurangan khususnya tidak ada pendaftaran awal. 

Selain itu banyak dari komentar yang sangat mengganggu saat proses seminar berlangsung. Sehingga sejumlah platform tersebut tidak cukup profesional dalam melaksanakan Webinar.

Update Artikel:
Kini webinar terbaru berhasil hadir dan berkembang pesat lagi, yaitu Zoom. Sepak terjangnya begitu terasa terutama pengaturannya yang mudah. Konsep Zoom berbasis penyimpanan awan yang tak memberatkan perangkat pengguna dalam menyimpan data. 

Meskipun dilakukan secara online, Zoom bisa disaksikan kembali setelah proses konferensi berlangsung dalam bentuk video yang tersedia. Cukup membantu yang telat bergabung dan ketinggalan akan telekonferensi.

Nah... kemudian ada istilah penting pada aplikasi Zoom yakni Zoom Meeting dan Zoom Room. Bila Pada Zoom Meeting mengacu pada pertemuan yang menggunakan aplikasi Zoom.

Artinya mereka yang terlibat dalam pertemuan baik aktif ataupun pasif. Modalnya hanya internet, Webcam pada ponsel dan tentu saja peserta pertemuan.

Namun bila Zoom Room sudah pada level premium, karena pada tahap ini perusahaan atau instansi bekerja sama dengan Zoom. Kerja sama ini berupa berlangganan fitur premium seperti hardware dan software untuk video konferensi.

Sudah pasti dengan berlanggan akan ada biaya tambahan tergantung berapa banyak sesi dan waktu untuk konferensi. Serta juga ada pilihan mulai dari Zoom Free, Zoom Pro, Zoom Business, dan Zoom Business Enterprice.

Sebagai perusahaan yang khusus bergerak di bidang telekonferensi tersebut, harus punya fitur dan mendukung beragam perangkat. Mulai dari Video dan Audio kualitas HD sehingga kualitas gambar tetap bagus meskipun minim sinyal.

Mendukung 1000 peserta dan 49 video. Adanya rekaman dan transkip setelah proses konferensi berlangsung yang tersimpan di dalam perangkat masing-masing pengguna.

Baca juga: Zoom, Ketiban Runtuh Kala Pandemi Tiba

Untuk saat ini sudah ada lebih 30 aplikasi telekonferensi yang ada saat ini, mendukung berapa perangkat OS hingga kualitas terbaik. Artinya ada begitu banyak yang bersaing dengan fitur yang ditawarkan. 

Sudah pasti aplikasi telekonferensi akan terus laku di saat ini, siapa yang tak tertarik dalam mengembangkan fitur tersebut. Mulai dari yang levelnya personal di perusahaan mereka hingga aplikasi yang siap bersaing dengan Zoom.
Artinya Webinar akan menjadi sebuah model baru dalam konferensi dan pertemuan jarak jauh di masa depan. Bila dulunya hanya akrab buat para akademisi dan pebisnis. 

Kini sudah menjadi hal wajib yang dilakukan oleh siapa saja. Bagaimana pengalaman Anda mengenai Webinar, silakan ceritakan di kolom komentar. Akhir kata, Have a Nice Days.